Máte novou poštu: jak na pracovní e-maily

Co má tahle nová šikana znamenat? „Jen přeposílám svůj poslední e-mail, aby se dostal navrch nevyřízené pošty!“ Tak moment. Já nemám žádnou nevyřízenou poštu. Moje e-mailová schránka je prázdná. Tedy přinejmenším byla, než jste se ji rozhodli zaneřádit tak, že to v mém digitálním pracovišti vypadá, jako kdyby mi někdo rozházel obsah kancelářského koše po celé pracovně. S tímhle raději opatrně, pokud nechcete, aby vaše pisatelské prsty přišly k úrazu.

Neuplyne měsíc, aby se nám v kancelářích nerozmohl nějaký příšerný e-mailový nešvar. Není na čase to vyřešit už jednou provždy? E-mail letos slaví 50. narozeniny a v kancelářích má své nenahraditelné místo už několik desítek let. Přitom je to z našich pracovních návyků suverénně ta nejotravnější věc. (Tedy až na open space, ale tam raději nezacházejme. Ani metaforicky.)

Když jsem se na Twitteru zeptal, co lidi na e-mailech nejvíc štve, šokovalo mě, že se spousta z nich ještě stále handrkovala o konverzační etiketě. Někoho škrobené fráze typu „Vážený Time“ a „S pozdravem“ štvou, zatímco jiní na nich trvají. Pár uživatelů si stěžovalo na kolegy, kteří píšou celou zprávu do předmětu, zatímco mnohem početnější skupina se za tento přístup přimlouvala kvůli urychlení čtení.

Slušnost je samozřejmě základ, ale myslet si, že se mají e-maily řídit etiketou, by byla zásadní chyba. E-mail je pracovní nástroj a klíčové otázky se proto netýkají pozdravů, ale produktivity. Problém s e-maily nenastává ve chvíli, kdy je zakončíme nevhodně zvoleným podpisem, ale když kvůli nim plýtváme časem a pozorností.

Autoři, kteří se tímto problémem zabývají více do hloubky – jako třeba Cal Newport ve své nové knize Svět bez e-mailu: nové pojetí práce v době pracovního zahlcení –, nabízejí přesvědčivou diagnózu tohoto systémového neduhu. Jednou z příčin je neskutečná univerzálnost e-mailové komunikace. E-mail lze použít takřka na cokoliv, a tak se i děje.

Moudřejší organizace hledají nástroje a procesy, které jsou k organizování spolupráce na určitých úkolech vhodnější. Pokud se budete snažit s ostatními kolegy zkoordinovat složitý projekt pomocí jedné univerzální e-mailové schránky, stres a přepracování vás nemine. Vaše mysl se dostane do stavu, který Newport nazývá „hyper­aktivní úl“.

I když se jedná o systémový problém, jako jednotlivci proti němu můžeme bojovat řadou věcí.

Zaprvé: používejte všechny nástroje, které vám e-mailové programy nabízejí. Pokud potřebujete poslat e-mail velké skupině lidí a zajistit, aby odpověděli jen vám, nemusíte na závěr psát „Prosím, neodpovídejte všem“. Uveďte příjemce do skryté kopie a nebude to možné. Pokud toto pravidlo někteří kolegové nedodrží a schránka se vám začne plnit trefnými, ale irelevantními vtípky, zkuste tlačítko „ztišit konverzaci“.

Využívejte funkci „Naplánovat odeslání“, aby e-maily příjemcům chodily pouze během pracovní doby, ať už zprávu odešlete kdykoliv. Je to nejen otázka zdvořilosti, ale také tím své kolegy naučíte, že od vás nemají očekávat na vše okamžitou odpověď.

Zadruhé: pokud chcete něco ve světě změnit, jděte sami příkladem.

Napište do e-mailu, že Julii přesunete do skryté kopie, a zdvořile tak kolegyni omluvte z dalších povinností v rámci skupinové konverzace. Dejte si tu práci a změňte předmět vlákna: „Pokyny k valné hromadě 8. července“ ztrácí smysl, pokud se valná hromada přesunula na 7. července. Pokud je veškerým sdělením, že schůzka se z 16:00 posouvá o 15 minut, tak jako předmět doporučuji „Schůzka v 16:00 se posouvá o 15 minut“ spíš než „SPĚCHÁ, PROSÍM, ČTĚTE“.

Proč byste to měli dělat? Protože pak s vámi bude příjemnější spolupráce. Protože si toho ostatní všimnou a možná to od vás okoukají. Jestliže od sebe lidé vzájemně přebírají příšerné zlozvyky, jako je opakované posílání téhož odkazu na online schůzku přes Zoom (tak je tedy stejný, nebo ne?), tak určitě zvládnout následovat i dobrý příklad.

Ze všeho nejdůležitější je má třetí rada: upřesňujte a rozhodujte. Stovky e-mailů denně je příliš, pokud z nich polovinu necháte netknutých. Dělejte to takhle měsíc a na konci jich bude 1500. A po roce budete žadonit, abyste mohli své e-mailové schránce vyhlásit bankrot, klíče poslat poštou a odejít.

Řešením je naučit se rozhodovat svižněji. Pokud od vás e-mail nevyžaduje žádnou akci, smažte ho, nebo uložte do archivu. Většinu archivovaných e-mailů lze snadno zpětně dohledat.

Pokud jednat musíte, ale lze to vyřídit rychle a jasně, udělejte to okamžitě. V opačném případě uložte e-mail do archivu a projekt si poznačte do aplikace na správu úkolů, jako je Trello, Remember the Milk nebo prostý textový soubor. Pokud se e-mail týká nějaké schůzky, zapište si všechny detaily do kalendáře. Pokud ale nechcete, aby váš seznam úkolů viděl celý svět, neudělejte tu chybu a nepoužívejte k tomuto účelu svou e-mailovou schránku.

Pokud od vás e-mail nevyžaduje žádnou akci, smažte ho, nebo uložte do archivu.

Není to vždy jednoduché, ale všechny jiné možnosti jsou horší. Nedávno jsem o svých pracovních návycích mluvil s koučem produktivity Toddem Brownem ze vzdělávací skupiny Next Action Associates. Z dobré desítky e-mailů, které stabilně setrvávaly ve složce „Úkoly“ a tvrdohlavě se odmítaly hnout, mě brala úzkost. Todd příčinu problému pojmenoval okamžitě: u každého z nevyřízených e-mailů jsem nedokázal přesně určit akci, která z něj vyplývala.

Zahlcení e-maily vyřešíme, pokud se naučíme rychle a jednoznačně rozhodovat. Výsledkem toho nejsou a neměly by být okamžité odpovědi na všechny zprávy, ale to, že vám ve schránce nebude trčet nevyřízená pošta. Důvtipné organizace jistě najdou lepší způsob, jak nastavit klíčové procesy, aniž by se musely uchýlit k e-mailu. Stejný důvtip musejí mít ale i jednotliví pracovníci.

Tim Harford, ekonom v utajení, Finacial Times