Stát spravuje značné množství dat o občanech, firmách, vozidlech, nemovitostech nebo veřejných zakázkách. Pokud však člověk či firma řeší konkrétní záležitost, úřady často nedokážou informace sdílet a vyžadují je znovu. Hodnotu dat neurčuje jejich množství, ale schopnost využít je ve správný okamžik, k oprávněnému účelu, aniž by občan dělal prostředníka mezi úřady.

Rozsah problému ukázal dubnový průzkum Instant Research společnosti Ipsos na základě 1,5 tisíce respondentů. Stejný údaj více úřadům zadávalo 72 procent lidí. Při vyřizování jedné věci muselo 47 procent kombinovat online postup s osobní návštěvou a 36 procent označilo za největší komplikaci nepropojené systémy.

Digitalizaci jsme si zvykli měřit počtem portálů, formulářů a spuštěných projektů. Pokud ale po odeslání online formuláře následuje ruční kontrola, přepisování údajů a výzva k doložení dokumentu, proces se nezměnil. Stát zakryl neefektivitu elektronickým rozhraním. Pro podnikatele má tato slabina konkrétní cenu: čas zaměstnanců věnovaný administrativě, delší rozhodování, horší předvídatelnost a náklady na povinnosti, které nevytvářejí hodnotu. Stát platí tutéž neefektivitu podruhé. Provozuje evidence a zaměstnává lidi kontrolou údajů, které už někde má.

Řešením není propojit všechno se vším. Data mají právní účel, vlastníka, různou kvalitu a aktuálnost. Některá jsou citlivá, jiná zastaralá nebo vedená v odlišných významech. Jedna centrální databáze by proto byla stejně chybná jako dnešní roztříštěnost. Potřebujeme definovat pravidla: kdo údaj vytváří, kdo ručí za jeho správnost, kdo ho smí použít a jak se použití kontroluje. První otázka u každé agendy nemá znít, jaký software pořídíme, ale proč tento proces existuje, kdo odpovídá za jeho výsledek a která data potřebuje. Teprve potom lze rozhodnout, co zrušit, sloučit nebo automatizovat.

Státu by prospělo investiční pravidlo. Žádný digitální projekt by neměl být schválen, dokud jeho vlastník předem neřekne, jakou měřitelnou úsporu přinese. Spuštění portálu je pouze dílčí úspěch. Hlavním cílem mají být kratší procesy a nižší náklady. Ostatně 73 procent respondentů zajímá, kolik stát za digitalizaci platí a zda cena odpovídá přínosu.

Česko nepotřebuje další digitální projekty za každou cenu, potřebuje je lépe plánovat, koordinovat a využívat data, která už má. Každý projekt by měl předem říct, co lidem a firmám zjednoduší, který administrativní krok odstraní a kolik času nebo peněz ušetří.

Samostatnou disciplínou musí být vyhodnocování dat. Jejich shromažďování totiž ještě neznamená, že stát rozumí tomu, co se ve společnosti děje. Stát by neměl data vnímat jen jako vedlejší produkt výkonu agend nebo podklad pro kontrolu, ale jako strategický zdroj pro tvorbu politik založených na faktech. Moderní digitální stát není ten, který sbírá nejvíce dat, ale který z nich získává poznatky a proměňuje je v efektivnější a předvídatelnější veřejnou správu. Rozhodování opřené o data umožňuje lepší koordinaci institucí, vyšší efektivitu veřejných služeb i lepší ochranu občanů.

Daniel Kadlec, jednatel poradenské společnosti InAdvisors